Fra le tante attività che quotidianamente portiamo avanti per il raggiungimento di obiettivi aziendali, quella di preparare delle presentazioni ufficiali con contenuti articolati è sicuramente un compito che richiede una certa dose di concentrazione, oltre a considerevoli abilità di analisi e sintesi.
Per scrivere una presentazione aziendale Powerpoint è necessario prestare attenzione, sia ai contenuti testuali sia alla formattazione generale, affinché il tuo ascoltatore riesca a cogliere in breve tempo i concetti fondamentali nello scorrere delle tue slides.
Se vogliamo veramente catturare il pubblico a cui ci rivolgiamo, ci sono delle indicazioni utili da seguire.
Vediamole insieme.
Pensare che, in fondo, si tratta “solo” di una presentazione e che basti scrivere i concetti chiave può rivelarsi un errore. Di qualunque tipologia si tratti il tuo pubblico, che siano nuovi prospect per i tuoi prodotti o potenziali partners per un business, le tue slides devono trasmettere in modo efficace il tuo messaggio.
1. Regola N° 1 Contenuti chiari
Obiettivo:
scrivere in modo semplice, approfondito e… assolutamente coinvolgente.
Durante l’esposizione di un progetto può, infatti, verificarsi la spiacevole situazione di perdere l’attenzione da parte dei presenti e, spesso succede, perché alla presentazione manca una solida ossatura di base.
Il primo step è, quindi, quello di elaborare uno schema che possa riassumere l’argomento principale e i relativi punti salienti – di solito 5 o 6 – e allegare poi delle note di approfondimento per ogni punto importante.
Questo vi consentirà di scrivere un testo scorrevole supportato da una precisa logica per evitare dimenticanze o di creare slides in numero eccessivo su un solo punto.
Particolare importanza va data alla diapositiva iniziale, quella da considerarsi d’apertura che deve dare immediatamente un’idea chiara dell’argomento che sta per essere presentato, convincendo la nostra audience che varrà la pena seguire con interesse tutto lo svolgimento delle slides.
Un discorso analogo va fatto anche per la slide di chiusura che racchiude il lavoro svolto. È fondamentale che le ultime parole siano forti ed incisive e che diano un impulso proattivo all’azione e al confronto.
2. Stupisci il tuo pubblico
Stimolare la curiosità è una leva importante per far si che le argomentazioni presentate diventino di interesse per il nostro pubblico.
Per la buona riuscita di una presentazione aziendale Powerpoint risulta vincente sorprendere con affermazioni iniziali accattivanti e provocatorie che inducano ad una riflessione.
Ogni punto chiave individuato nell’elaborazione dello schema di base, può trasformarsi in un ulteriore elemento di sorpresa cosi da mantenere alta la soglia d’attenzione.
Creare un buon equilibrio tra un’esposizione professionale e spunti stimolanti è un ottimo sistema affinché il flusso delle slides venga seguito con costanza.
3. Temi e colori: cosa scegliere?
Per un’efficace presentazione di un progetto, la scelta del tema e dei colori, principali, i due elementi che contraddistinguono ogni slide, non è da sottovalutare.
La gamma dei temi a disposizione è veramente vasta e per ogni progetto si può variare da un tema basico e lineare ad uno vivace e divertente.
Per argomenti di profilo professionale, onde evitare motivi di distrazione, è consigliabile utilizzare temi eleganti che possano risaltare i fattori chiave e siano in linea con le idee esposte.
Lo stesso dicasi per la palette di colori da scegliere con criteri obiettivi al di là dei gusti personali. I due colori maggiormente impiegati per scrivere i testi sono senz’altro il bianco e il nero, meglio se creano un contrasto evidente con lo sfondo o il tema.
Il mantenere una coerenza tra l’argomento da sviluppare e la selezione di colori e tema vale anche per le immagini e icone che si vogliono inserire.
L’obiettivo da raggiungere è quello di un’uniformità a livello visuale scongiurando così eccessi cromatici e difficoltà di lettura.
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4. Immagini, icone ed animazioni, come utilizzarle?
In una presentazione aziendale Powerpoint è corretto utilizzare un certo numero di immagini e icone perché, non solo sono di aiuto nella comprensione dei concetti spiegati all’interno delle slides, ma ne favoriscono la memorizzazione associata al testo.
La componente visiva della slide riporta in modo diretto ed intuitivo lo sviluppo dell’argomento rendendo la parte testuale ancora più comprensibile.
Insieme alle immagini, le icone accompagnano le spiegazioni impattando in modo immediato nella memoria dei tuoi ascoltatori.
Risultano, inoltre, molto utili quando serve spiegare in modo semplice nozioni molto complesse.
La questione animazioni è da valutarsi con giudizio ma non sono da escludere a priori. Anche una presentazione professionale può dotarsi di elementi animati in giusta dose per rendere più attraente la spiegazione.
Un’animazione efficace può essere usata per esempio con gli elenchi puntati: si può sfruttare un effetto particolare per evidenziare un punto specifico.
Le animazioni poi sono utili anche per immagini ed icone cosi da sottolinearne l’importanza.
5. Link o no link?
Gli altrimenti detti collegamenti ipertestuali permettono il passaggio da una slide all’altra con un semplice click del mouse oppure il collegamento a pagine web esterne.
Sono, di conseguenza, molto frequenti nelle presentazioni professionali soprattutto in quelle molto articolate e complesse nelle quali torna utile poter saltare dalla diapositiva 10 alla numero 45 per un veloce aggancio di argomento, senza dover scorrere le slides in mezzo.
È vero però che il loro scopo principale è quello di agganciare una parola testuale della presentazione ad una URL di una pagina web che possa essere di ulteriore approfondimento esplicativo all’argomento in questione.
Inserire, dunque, dei collegamenti ipertestuali rende sicuramente la vostra presentazione aziendale Powerpoint molto precisa e professionale e il vostro pubblico apprezzerà il poter toccare con mano un concreto riscontro.
Ora siete pronti per iniziare
Ora avete qualche consiglio per iniziare a stendere la vostra presentazione aziendale PowerPoint.
Può essere saggio però affidarsi ad una realtà strutturata come Aera Comunicazione in grado di gestire in modo esperto ed efficace tutti gli strumenti offerti da PowerPoint per personalizzare il vostro progetto e raggiungere i vostri obiettivi di business.
